- องค์กรเผชิญกับความเปลี่ยนแปลงต่างๆ
- พนักงานต้องปรับตัวรับกระบวนการทำงานรูปแบบใหม่
- เปิดใจเรียนรู้ในโลกยุคใหม่ ทุกคนต้องสื่อสารกันให้ทั่วถึง
ภก.คงเกียรติ ฉัตรหิรัญทรัพย์ ประธานกรรมการบริหาร บริษัท บียอนด์ เทรนนิ่ง จำกัด (Beyond Training) ผู้นำด้านการฝึกอบรมพัฒนาคนในองค์กรชั้นนำของไทย เผยถึงผลสำรวจของ GMAC Corporate Recruiters Survey พบว่ามากกว่า 81% ของผู้นำองค์กรมองว่าทักษะด้านการสื่อสาร รวมไปถึงการสร้างมนุษย์สัมพันธ์ว่ามีความสำคัญต่อการพัฒนาธุรกิจยุคใหม่มากกว่าทักษะอื่นๆ และยังมีการสำรวจไปยังผู้จัดหางานหรือฝ่ายทรัพยากรบุคคล โดยพบว่า จำนวน 57% ได้ให้ความเห็นไปในทิศทางเดียวกันว่า ทักษะด้านมนุษย์สัมพันธ์ จะเกิดความต้องการในตลาดเพิ่มขึ้นภายในอีก 5 ปีข้างหน้า
ทั้งนี้ปัญหาการสื่อสารส่งผลกระทบอย่างมาก ทำให้บุคลากรในองค์กร ขาดโอกาสเจอความสัมพันธ์ที่ดีในการทำงาน เลื่อนตำแหน่งยาก เพราะเมื่อขาดทักษะการสื่อสาร แนวทางการบริหารคนก็เกิดปัญหาขึ้นตามมาด้วย ซึ่งจะส่งผลให้เกิดกระบวนการทำงานที่ช้าลง ประสานงานกับทีมอื่นติดขัด จนผลสุดท้ายกลายเป็นความไม่เข้าใจตัวตนของผู้อื่น เกิดอคติ ส่งผลต่อการทำงานเป็นทีม ทั้งนี้ Beyond Training ซึ่งเป็นหนึ่งในองค์กรด้านการฝึกอบรมพนักงานที่ทำธุรกิจให้เติบโต 2 เท่า สวนวิกฤติ เศรษฐกิจในปัจจุบัน ดังนั้นความสำคัญของการสื่อสารที่ดีในองค์กรจะช่วยให้กระบวนการทำงานเป็นไปอย่างราบรื่น
โดยมี 5 เทคนิคการสื่อสารอย่างมีประสิทธิภาพ จากหลักสูตร Effective & Cross Functional Collaboration ของ Beyond Training ที่สอนให้พนักงานในองค์กรยุคใหม่ได้นำไปปรับใช้กัน โดยมีขั้นตอนดังนี้
1.) Preparation การเตรียมตัวดี มีชัยไปกว่าครึ่ง ซึ่งให้ความสำคัญของการเตรียมวัตถุประสงค์หลักเมื่อจบการสนทนา “ผลลัพธ์ที่อยากได้คือสิ่งใด” และเรากำลังสื่อสารอยู่กับ “คนประเภทไหน” แล้วเขามีระดับความรู้ ความเข้าใจ ของเนื้อหาที่สนทนา “อยู่ในระดับใด” จะส่งผลให้การสื่อสารบรรลุวัตถุประสงค์ที่ตั้งไว้
2.) Build Rapport การสร้างบรรยากาศสนทนา ในที่นี้หมายถึงการหามุมพูดคุยเรื่องเดียวกัน ชื่นชอบเหมือนกัน คุยเรื่องที่คู่สนทนาสนใจ “ไม่ใช่เราสนใจ” เท่านั้น ขณะเดียวกันก็กล่าวชื่นชมและให้เกียรติคู่สนทนาเสมอ เป็นนักตั้งคำถาม ผู้ฟังที่ดี และเข้าใจความต่างของคนแต่ละประเภท (style) โดยรู้จักใช้ภาษาที่เหมาะสม ทั้ง วัจนภาษา (การสื่อสารในระบบคำและประโยค โดยผ่านการฟัง พูด อ่าน เขียน โดยจะมีคำเป็นตัวสื่อความหมาย) และ อวัจนภาษา (การสื่อสารโดยไม่ใช้ถ้อยคำ ทั้งที่เป็นภาษาพูดและภาษาเขียน เป็นภาษาที่มนุษย์ใช้สื่อสารกันโดยใช้อากัปกิริยา ท่าทาง น้ำเสียง สายตาหรือ ใช้วัตถุ การใช้สัญญาณ และสิ่งแวดล้อมต่างๆ หรือแสดงออกทางด้านอื่นที่สามารถรับรู้กันได้ สามารถแปลความหมายได้และทำความเข้าใจต่อกันได้)
3.) Magic Word การสื่อสารให้เข้าใจง่าย พึงระลึกไว้เสมอว่า “ทุกคำพูด เป็นตัวกระตุ้นความคิด อารมณ์ และ ความรู้สึก ของผู้ฟัง” ดังนั้นจงระมัดระวังการใช้คำแต่ละคำให้ถูกให้ควร รู้จักเปลี่ยนคำพูดที่มีความหมายเชิงลบ ให้คำพูดที่ทำให้ผู้ฟังรู้สึกดีมีพลังบวก ควรจะเลือกคำพูดตามบริบทความต่างของช่วงวัย (Generation Gap) ก็เป็นอีกหนึ่งเคล็ดลับที่ต้องใส่ใจ
4.) Active Listening การเป็นผู้ฟังที่ดี ต้องรู้จัก “ฟังให้จบ ครบ 100% ฟังแบบไม่ตัดสินและคิดไปเอง” Follow Up Question: รู้จักตั้งคำถามต่อยอดจากคำตอบของคู่สนทนา Paraphrasing: รู้จักทวนคำ ทบทวนประโยค ในความเข้าใจของคุณเสมอเพื่อป้องการการสื่อสารที่คลาดเคลื่อน
5.) Recap Conversation การสรุปสิ่งที่สื่อสาร การสรุปผลลัพธ์ที่ได้จากการพูดคุยกันเป็นเรื่องที่ดี สำคัญพอๆกับการนัดหมายให้ กลับมาพบกันอีกครั้ง กำหนดช่วงเวลาใดเวลาหนึ่ง และต้องส่งอะไรให้กันและกันบ้าง เพื่อความเข้าใจที่ไปในแนวทางเดียวกัน ที่สำคัญต้องรู้จักให้คะแนนตนเอง Rate 1-10 การประสานงานครั้งนี้ให้คะแนนตนเองเท่าไหร่ อะไรที่ทำได้ดี และสิ่งใดที่ต้องปรับปรุง เพื่อนำกลับไปใช้ปรับปรุงและพัฒนาให้ดียิ่งๆขึ้น ในโอกาสต่อไป
ทั้งนี้ 5 เทคนิคของขั้นตอนสื่อสารให้มีประสิทธิภาพ จะช่วยเสริมสร้างความเข้าใจ รวมถึงเกิดความสัมพันธ์ที่ดีกับเพื่อนร่วมงานภายในและระหว่างแผนกด้วย ไม่ว่าจะเป็นการสร้างความเป็นมิตรกับเพื่อนร่วมงาน เปลี่ยนคนแปลกหน้าให้เป็นคนรู้ใจ ทำให้เพิ่มความรวดเร็วในการประสานงาน สร้างความไว้เนื้อเชื่อใจ และสิ่งที่สำคัญที่สุดคือ สามารถช่วยลดการโต้แย้งที่เกิดขึ้นจากการทำงานได้เป็นอย่างดี 5 เทคนิคดังกล่าวแสดงให้เห็นถึงพลังของการสื่อสาร (Power Of Communication) ที่สามารถพาองค์กรประสบความสำเร็จได้ท่ามกลางสภาวะวิกฤติที่เกิดขึ้น ทั้งในด้านกระบวนการทำงานและความสัมพันธ์ของคนในองค์กร ฉะนั้น ถึงเวลาแล้วที่หลายองค์กรจะต้องตื่นตัวหันมาให้ความสำคัญกับทักษะการสื่อสารเพิ่มมากขึ้น หรือหากต้องการหาหลักสูตรฝึกอบรมที่มีมาตรฐานรองรับ ทางบียอนด์ เทรนนิ่ง (Beyond Training) จึงเป็นตัวเลือกที่ดีสำหรับองค์กรทั้งภาครัฐและเอกชนในปี 2023 นี้ ข้อมูลเพิ่มเติมที่ www.Beyondtraining.in.th
